Logiciel DPO: à quoi ça sert?

À partir du 25 mai 2018, le RGPD sera pleinement applicable aux entreprises et établissements publics manipulant des données personnelles. Au cœur de ce nouveau règlement sur la protection des données, le rôle important donné au DPO: le spécialiste de la protection des données de l’établissement au sein duquel il travaille. Ses missions sont nombreuses et il sera souvent amené à utiliser un logiciel DPO pour les mener à bien. Cet outil va grandement l’aider dans la gestion de la conformité des traitements et dans la gestion des risques.

Logiciel DPO: un outil indispensable dans la gestion de la conformité

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Avec le RGPD, il appartiendra dorénavant aux établissements (privés et publics) de prouver leur conformité avec le nouveau règlement sur la protection des données. Et un logiciel DPO, un outil de gouvernance des données personnelles leur facilitera grandement la tâche. Cet outil permettra notamment de:

Faire l’inventaire et la cartographie des traitements

Pour limiter les risques pour les droits et libertés ainsi que les risques règlementaires, les entreprises devront faire l’inventaire et la cartographie des traitements. Les données traitées devront être identifiées, catégorisées, vérifiées… Cette procédure laborieuse permettra en plus de concevoir des mesures de protection plus efficaces.

Tenir un registre du traitement et de dresser un bilan d’activité

L’obligation de tenir un registre des traitements est une des applications du principe d’accountability posé par le nouveau règlement. Le registre permettra de prouver a posteriori la mise en conformité RGPD et le respect des règles sur la protection des données à caractère personnel auprès des autorités de contrôle.

Gérer les violations des données et les tâches

Le logiciel DPO sert également à gérer les violations des données et les tâches (étude d’impact, transmission de données…). Il permet de prendre rapidement des mesures adéquates en cas de faille: transmission des informations à l’autorité de contrôle, choix des solutions…

Logiciel DPO: nécessaire pour la gestion des risques

L’autre grande utilité d’un logiciel DPO est de faciliter la gestion des risques. Sur ce point, cet outil permettra de:

Faciliter la mise en œuvre d’une étude d’impact sur la vie privée

Une étude d’impact sur la vie privée doit être menée lorsque le traitement nécessite l’utilisation d’une nouvelle technologie ou lorsque le traitement est susceptible d’engendrer des risques importants pour les droits et libertés et enfin lorsque le traitement est exclusivement basé suivant un processus totalement automatisé. L’utilisation d’un logiciel DPO facilite la procédure puisqu’il permet de saisir les éléments nécessaires à l’évaluation des grandes typologies de risques liées aux données à caractère personnel: accès non autorisé, modification, disparition.

Suivre les diagnostics et audits de conformité

Conformément au RGPD, les établissements manipulant des données personnelles devront effectuer des diagnostics et des audits de conformité régulièrement pour rester dans le légal. C’est le corollaire de la responsabilisation des entreprises instaurée par le RGPD. Et ces diagnostics et ses audits de conformité nécessitent l’intervention de plusieurs intervenants. Un logiciel DPO permettra de suivre l'évolution des actions menées par les différents intervenants. Il permettra également de se constituer un historique précis.